Zarządca Sukcesyjny JDG:
Wpis w 15 Minut i Paliwo na 6 Miesięcy

Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą. Wystawiasz faktury, płacisz ZUS, masz kontrakty z kilkoma klientami, leasingujesz auto. Wszystko działa.

Gdy umrzesz, to wszystko zamiera w ciągu 24 godzin. NIP firmy zostaje wykreślony z CEIDG. Umowy z kontrahentami tracą stronę. Leasingodawca ma prawo zażądać zwrotu pojazdu. Bank, w momencie gdy dowie się o Twojej śmierci (zwykle z bazy PESEL), blokuje konto firmowe do czasu rozstrzygnięcia spadku. Pracownicy tracą pracodawcę i podstawę ubezpieczenia.

Wiadomość, która pojawia się na tym etapie w rozmowach z rodziną, zawsze jest ta sama: "Ale ja mam pełnomocnictwo do konta i notarialne upoważnienie. Wszystko jest załatwione."

Nie jest. Pełnomocnictwo wygasa w chwili śmierci mocodawcy. Notarialne upoważnienie też. To jest zapisane w Kodeksie cywilnym i banki znają ten przepis doskonale. Dzień po śmierci żona zamiast wypłacać środki na raty, siada w kolejce do notariusza.

Co to jest zarządca sukcesyjny i dlaczego go potrzebujesz

Od 25 listopada 2018 roku obowiązuje ustawa z dnia 5 lipca 2018 roku o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej. To jeden z najlepszych przepisów, jakie państwo zrobiło dla właścicieli JDG w ostatnich latach. I najmniej znany.

Ustawa wprowadza instytucję zarządcy sukcesyjnego, czyli osoby, która natychmiast po śmierci przedsiębiorcy przejmuje prowadzenie firmy. Nie jako spadkobierca. Jako manager tymczasowy. Firma nadal funkcjonuje pod tym samym NIP (dostaje oznaczenie "w spadku"), konto bankowe pozostaje aktywne, umowy z kontrahentami i pracownikami są utrzymane, leasing jest kontynuowany.

Maksymalny czas trwania zarządu to 2 lata, z możliwością przedłużenia przez sąd do 5 lat w wyjątkowych przypadkach. W tym czasie spadkobiercy mają spokój na decyzję: kontynuować działalność, przekazać firmę jednemu z nich, sprzedać ją jako przedsiębiorstwo lub zlikwidować zgodnie z prawem.

Problem z drogą drugą jest taki, że po śmierci nikt nie ma głowy do formalności. A 2 miesiące mija szybciej niż myślisz, gdy rodzina przechodzi przez pogrzeb i pierwsze kroki w sądzie spadkowym. Zdecydowana większość tych wpisów odbywa się po czasie. Wtedy firma została wykreślona z CEIDG. Koniec.

Jak wpisać zarządcę w CEIDG w 15 minut (krok po kroku)

Tylko praktyka. Zakładam, że masz już Profil Zaufany lub mObywatel, więc nie tracę czasu na ten etap.

1. Wejdź na biznes.gov.pl/ceidg i zaloguj się Profilem Zaufanym.
2. Wybierz wniosek o zmianę wpisu w CEIDG (formularz CEIDG-1).
3. W sekcji dodatkowej zaznacz załącznik CEIDG-ZS (Zarząd Sukcesyjny).
4. Wpisz dane zarządcy: imię, nazwisko, PESEL, adres. To musi być osoba pełnoletnia, z pełną zdolnością do czynności prawnych.
5. Wyślij wniosek. Wpis pojawia się w CEIDG następnego dnia roboczego.
6. Równolegle uzyskaj od kandydata pisemną zgodę na pełnienie funkcji zarządcy sukcesyjnego. Podpis musi być poświadczony notarialnie lub przez Profil Zaufany. Dokument przechowujesz u siebie (albo u notariusza). Nie wysyłasz go do CEIDG.

Koszt: 0 złotych. Czas: realnie 15 minut, jeśli masz PESEL zarządcy pod ręką. Jeśli wolisz formę papierową w urzędzie gminy, pójdzie dzień dłużej, ale również bez opłat.

Zarządcą najczęściej zostaje małżonek lub dorosłe dziecko. Rzadziej wspólnik biznesowy lub zaufany pracownik. Nie musi to być osoba z rodziny i nie musi być spadkobiercą. Może pełnić funkcję odpłatnie (wtedy ustalasz pensję w umowie o zarząd sukcesyjny) lub nieodpłatnie.

Zarządca to tylko kierowca. Gotówka to paliwo.

Tu zaczyna się problem, o którym mało kto mówi.

Zarządca sukcesyjny ma uprawnienia, ale nie ma czarodziejskiej różdżki do tworzenia pieniędzy. W chwili śmierci przedsiębiorcy firma ma tyle gotówki, ile miała dzień wcześniej. Zazwyczaj to 2-4 tygodnie bieżących wydatków. Po tym okresie zarządca staje przed ścianą: faktury pracowników, ZUS, leasing, czynsz biura. Wszystko czeka na przelew.

Sprawa spadkowa nie zamknie się w 2 tygodnie. Nie zamknie się też w miesiąc. Realistycznie to 6 do 12 miesięcy, zanim sąd wyda postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, a spadkobiercy podejmą decyzje o dalszej działalności firmy. Przez ten cały czas firma musi żyć z własnej rezerwy.

Ta rezerwa ma swoją nazwę. Nazywam ją paliwem na 6 miesięcy. Bez niej zarządca stoi z pustym bakiem i najlepsze intencje spadkobierców nic nie zmienią - firma po prostu nie dojedzie do końca procedury spadkowej.

Jak policzyć "paliwo" na 6 miesięcy - kategorie kosztów firmy w spadku

Kalkulacja nie jest trudna, ale wymaga precyzji. Z moich rozmów z właścicielami JDG wiem, że pierwsze oszacowanie jest zwykle 3-4 razy za niskie. Zapomina się o rzeczach, które działają cicho w tle: abonamentach, mikrousługach, ubezpieczeniach grupowych pracowników, opłatach bankowych.

Poniżej pełna lista kategorii. Przejdź przez nią z kalkulatorem w ręku.

Dla typowego programisty B2B z kredytem hipotecznym, autem w leasingu i dwójką dzieci wychodzi zwykle 90 000 do 180 000 złotych na 6 miesięcy. Czyli trzykrotność Twojej miesięcznej faktury. Mało kto ma taką gotówkę odłożoną.

3 najczęstsze błędy właścicieli JDG (i jak ich uniknąć)

Błąd 1: "Żona ma pełnomocnictwo, więc temat jest załatwiony"

Pełnomocnictwo to narzędzie działające za Twojego życia. W chwili śmierci wygasa automatycznie, niezależnie od tego, czy było udzielone w banku, u notariusza czy w urzędzie. Podstawa: art. 101 § 2 Kodeksu cywilnego. Bank, który ma informację o zgonie (dociera zwykle z systemu PESEL w ciągu 48-72 godzin), blokuje konto firmowe do zakończenia sprawy spadkowej.

Jedyny mechanizm, który działa po śmierci, to zarządca sukcesyjny dla firmy plus dyspozycja wkładem na wypadek śmierci dla prywatnego konta (do ok. 60 000 zł, zgodnie z limitem z art. 56 Prawa bankowego).

Błąd 2: "Zarządcę wpiszę, ale paliwa nie policzę. Coś się wymyśli"

To najbardziej kosztowny skrót, jaki widuję. Zarządca bez płynnych środków to tabliczka na drzwiach firmy bez klucza do magazynu. Uprawnienia są, pieniędzy nie ma, kontrahenci i pracownicy czekają.

Luka pomiędzy "tyle firma ma dziś" a "tyle potrzebuje na 6-12 miesięcy" to dokładnie to, co liczymy na audycie strategicznym. Dla jednych zamyka ją polisa na życie wypłacana na konto prywatne poza masą spadkową. Dla innych linia kredytowa pod zastaw nieruchomości. Dla wielu - kombinacja obu plus uporządkowane rezerwy gotówkowe.

Błąd 3: "Mam testament, więc wszystko jest w porządku"

Testament rozstrzyga sprawę własności spadku, ale nie rozwiązuje problemu ciągłości działalności firmy. Między śmiercią a otwarciem testamentu w sądzie mijają tygodnie. Między otwarciem testamentu a stwierdzeniem nabycia spadku - miesiące. Przez cały ten czas firma musi działać, bo inaczej nie ma już co dziedziczyć.

Testament i zarządca sukcesyjny to dwa różne instrumenty do dwóch różnych problemów. Dobrze skonstruowany plan sukcesji zakłada oba.

Co możesz zrobić dzisiaj (w tej kolejności)

1. Wpisz zarządcę sukcesyjnego w CEIDG. 15 minut przez Profil Zaufany, za darmo. Jeśli nie masz jeszcze kandydata, wpiszesz go potem - najważniejsze, żeby wiedzieć, że ten instrument istnieje i jakie są kolejne kroki.
2. Policz swoje "paliwo na 6 miesięcy". Usiądź z wyciągiem bankowym z ostatnich 3 miesięcy i wypisz wszystkie pozycje kosztowe firmowe i prywatne. Pomnóż przez 6.
3. Porównaj tę kwotę z aktualną rezerwą gotówkową. Różnica to Twoja luka płynnościowa. Tę lukę trzeba zamknąć - polisą, oszczędnościami, linią kredytową lub kombinacją trzech.
4. Poinformuj rodzinę o lokalizacji dokumentów: umowy z kontrahentami, dane zarządcy, dostęp do księgowej, hasła do fakturowania, numery polis. Jeden wspólny plik w menedżerze haseł lub koperta w sejfie domowym wystarczą.

Jeśli wynik z kroku 3 jest niepokojący, umów 30-minutową analizę online. To spotkanie bez oferty - skupimy się wyłącznie na Twoich liczbach i konkretnych opcjach zamknięcia luki płynnościowej.